Os primeiros dias podem definir a tranquilidade dos próximos meses.
Assumir como síndico pela primeira vez costuma provocar uma mistura de entusiasmo e preocupação. São documentos, contratos, funcionários, contas bancárias, fornecedores, manutenções, moradores, assembleias e obrigações que, muitas vezes, chegam de uma só vez. O erro mais comum é tentar resolver tudo imediatamente. O melhor começo é outro: organizar, conhecer e priorizar.
Comece entendendo as regras do próprio condomínio
Convenção e regimento interno deveriam estar entre os primeiros documentos analisados. É neles que estão diversas regras sobre funcionamento, penalidades, assembleias, utilização das áreas comuns e competências administrativas. O síndico não administra apenas com base em sua opinião pessoal. O Código Civil determina que compete ao síndico cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as deliberações da assembleia.
Conheça a situação financeira antes de tomar decisões
Saldo bancário sozinho não revela a saúde financeira de um condomínio. É necessário entender receitas, despesas recorrentes, inadimplência, fundos existentes, compromissos futuros e contratos já assumidos. Também é responsabilidade do síndico elaborar o orçamento anual, cobrar contribuições e prestar contas à assembleia. Quanto mais organizada estiver essa informação, maior será a segurança para decidir.
Analise os contratos existentes
Elevadores, portaria, limpeza, bombas, seguro, manutenção preventiva, segurança, sistemas tecnológicos e inúmeros outros serviços podem estar vinculados a contratos. O novo síndico precisa saber o que está contratado, quanto custa, quando vence, quais são as obrigações de cada fornecedor e quais condições existem para renovação ou rescisão. Trocar fornecedores simplesmente porque iniciou uma nova gestão nem sempre é uma boa estratégia. Primeiro conheça. Depois avalie.
Verifique as manutenções prioritárias
Um condomínio pode conviver com problemas estéticos por algum tempo. Problemas que envolvem segurança não devem receber o mesmo tratamento. Elevadores, instalações elétricas, sistemas de combate a incêndio, bombas, estruturas, portões e outros equipamentos críticos precisam ter documentação e manutenção verificadas. O Código Civil atribui ao síndico a responsabilidade de diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns.
Confira o seguro
A realização do seguro da edificação também está entre as competências legais do síndico, e o Código Civil determina a obrigatoriedade do seguro da edificação contra incêndio ou destruição total ou parcial. Por isso, logo no início da gestão, é importante verificar a vigência da apólice e compreender sua situação.
Comunicação pode determinar a qualidade da gestão
Uma administração tecnicamente boa pode enfrentar enorme resistência quando comunica mal. Os moradores precisam compreender decisões importantes, obras, alterações de procedimentos e utilização dos recursos. Transparência não significa consultar os moradores sobre cada decisão operacional. Significa manter informações relevantes acessíveis e explicar aquilo que afeta a coletividade.
O síndico não precisa fazer tudo sozinho
Talvez esse seja o ponto mais importante para quem assume pela primeira vez. A função do síndico é administrar e tomar decisões, não necessariamente executar pessoalmente todas as tarefas financeiras, administrativas, trabalhistas e operacionais. O próprio Código Civil admite a transferência de funções administrativas e poderes de representação, observadas as condições legais e da convenção.
É justamente aí que uma administradora estruturada ganha importância. Ela organiza processos, acompanha prazos, fornece informações, apoia o síndico e reduz o risco de decisões tomadas sem dados suficientes.
Uma boa gestão não começa tentando resolver tudo. Começa sabendo exatamente o que precisa ser resolvido.